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同在第一线——律所行政人员风采录
发布日期:2020-07-01 访问量:

  2020年春节前夕的一场新冠肺炎疫情席卷全国。各行各业都受到了不小的影响,律师行业也不例外。

  疫情来势汹汹,律师事务所的应急处置能力和整体运营都面临着巨大挑战。来自各行政机关、街道社区、楼宇物业的每一条政策、每一项安排,都需要律所行政职能部门逐一对照落实。为了有效防控疫情并同时保障律师工作正常开展,律所行政人员一直坚守在岗位上,哪怕是春节假期、延期复工、远程办公都不曾懈怠。正是有他们的辛勤付出,才保障了律所在这场疫情中能够正常运转。平日里工作在幕后的他们,在这样一场特殊的战役中站在了第一线,成为律师事务所最坚实的臂膀。

  今天,我们就来看看“战疫行动”中,各律所行政部门人员如何与大家共克时艰!

  放假期间,通过微信、邮件等形式发布疫情期间通知。联系每一位外地同事,确认回沪时间、交通方式以及在沪居住地址,了解每一位同事的身体状况,做到每日一更新,以确保每一位回沪同事必须做到居家隔离14天后,在身体条件允许的情况下复工。

  行政部是最早复工的一批员工,2月10日起,在事务所的轮值中,确保不错过一个电话、一份快递,第一时间将信息反馈给远程办公的相关同事。与此同时,前台还准备了额温枪、一次性手套、免洗洗手液、酒精、泡腾片等防疫用品,给每一位来事务所的员工发放口罩、测量温度、发放一次性手套、消毒等工作。律所给每一位员工准备了10个口罩,以统一提供午餐,提供车贴等方式,将保障防疫工作做到位。

  金杜所各行政职能部门全体员工勠力同心、积极行动,坚持一手精准有序抓复工,一手从严从紧抓疫情防控,全力以赴做好律所的疫情防护工作。

  建立“硬封闭+卡口检测+专人负责+入户排查+台账管理”的管控体系,严密开展全员进所人员流向排查。行政部从1月27日起通过电话沟通、微信联系、调查问卷等方式,对湖北及疫情高发区人员情况及时跟踪了解;所有轮值人员每天坚持“二报备三报表”制度,严格落实人员进出“网上报备”、值班人员“微信报备”、每日填报汇总“办公报备表”、“口罩库存统计表”、“环贸大楼门禁测温登记表”。行政值班人员自2月10日起累计登记、测温、劝阻隔离人员1000多人次;不断分行细化《金杜上海分所疫情应急处置预案》,与楼宇物业就办公楼宇出现疫情后撤离、救治、消毒等情况逐一核对,确保员工在办公期间能够快速反应。

  通过电邮、微信工作群及张贴宣传单等多种方式宣传疫情防治工作,积极向广大员工宣传疫情防控各项规定、政策措施,大力普及安全预防知识,及时发布疫情动态信息和防控工作进展,引导广大员工科学认识、理性应对,消除不必要的恐慌情绪。截至3月22日,累计发布疫情防控类电邮20封,发布疫情防控微信知识89条。

  信息系统管理部员工加班加点做好远程办公及信息安全保障工作,确保律所业务正常有序开展。在确保原有无感VPN、网页APP两大远程办公软件稳定使用的前提下,又积极协调网络资源,重磅推出VDI虚拟办公平台,让广大员工可以享受更加快捷、稳定的远程办公平台。

  人力资源部主动与各大高校法学院沟通协调实习生返沪及实习时间,并率先尝试与相关高校进行网签三方协议,为律师行业人力资源模块树立模范典型。财务部员工严格落实财务日清月结制度,积极配合各业务部门,确保收付款工作顺利进行,财务数据及时更新。

  在疫情攻坚期间,金杜成员们积极参与公益活动,用行动传递爱与希望。职能部门党员同志参与社区疫情防控党员志愿者突击队,连续多次赶赴浦东物流仓库处理并协调疫情防控物资第一时间送达湖北疫情“重灾区”。青年同志报名参与上海市团委、浦东新区团委支援武汉防护服志愿者队伍,加班加点,共同筑牢抗疫物资“保障线”。

  积极响应国家和上海市政府关于延长休假通知,春节假期延长至2月10日,同时事务所公共支持团队第一时间制作律所员工防疫情况统计表,对每位律师、助理、法律秘书、实习生及其他人员进行健康情况、实时位置进行统计,整理成表,并定期回问,及时告知所内相应工作安排;凡春节期间离开上海的,返沪后自觉接受7-14天居家隔离,由行政负责人进行慰问监督。

  每天两次所内喷雾消毒,每天两次对所内办公人员进行体温监测并随时检查所内办公人员口罩佩戴情况,做好所内防疫工作。采购方便面、牛奶、面包、麦片等生活物资,减少律师下楼就餐或点外卖次数。公共支持团队还对暂不方便来所的律师提供各项行政服务支持,包括邮寄紧急法院快递、发票等文件,提供远程盖章并邮寄服务,对律师云接待需求提供信息技术支持等。

  事务所党总支带头践行党中央和上海市政府有关疫情防控的要求,定期安排党员律师所内值班,充分发挥其战斗堡垒作用,全力做好疫情防控工作。

  疫情期间,职能部门人员在第一线组织捐款活动;协助开通“德和衡律师集团抗击疫情青年律师免费咨询服务热线”,解答疫情期间相关法律问题,为抗击疫情出一份力。

  疫情爆发初始,行政人员即严阵以待,紧急制定防疫工作流程,迅速跟踪记录律所人员流动往返情况,每日实时联系、准时上报。根据市政府延期复工有关通知,行政部门发布内部文件,鼓励员工适当延长居家办公时间,并且详细告知复工后人员需做好的防疫举措。居家办公期间,行政人员第一时间联系工程师开发了“健康登记”功能,方便律所人员每日上报自身健康情况。

  行政人员于2月10日先行复工,采取轮流值班制度;会议室、茶水间、前台等公共区域坚持每日进行消毒工作;协助律师远程办公,抗“疫”同时全方位支持律师业务。律师逐步复工后,行政专员坚持每日巡检,定岗定时为员工测量体温并记录;客户上门来访时,由前台行政进行访客实时测温并详细记录有无武汉旅居史和接触史,做到一个不落。

  行政人员在律所公共区域配备了消毒药水、免洗洗手液、消毒纸巾等用品,鼓励大家外出回来后及用餐前勤洗手,降低交叉感染风险。在一罩难求的情况下,竭尽所能联系多方筹措口罩、消毒喷雾等分发至每位律所人员,为全面复工做好充足准备。

  因疫情影响,全市范围内禁止一切人员线下聚众活动,但“病毒无情人有情”,三八妇女节之际,行政部门为所内女同胞们策划了一场特别的“节日礼物”,特别邀请皮肤科主任医师,开展了“疫情期间,给皮肤特别的呵护”特约线上直播讲座,即贴心又实用。

  一方面,做好“人”的防护。在律所前台张贴醒目告示,安排体温测量、来访登记,提供防疫物资;将咖啡茶饮替换成瓶装矿泉水,也不放过电器开关的清洁消毒、会议室通风等微小细节。另一方面,落实好“事”的反馈和跟进。为了使复工顺利开展,行政部还向街道充分了解防控管理口径和政策、认真执行复工复产的备案登记、为外地返沪的同事提供复工证明等。

  疫情期间,星瀚人事部门当机立断决定采用线上面试模式。简历筛选、电话访谈、邮件发送笔试题、和合伙人及面试者协调线上面试时间……流程一步不落,井然有序。一个月不到的时间,人事部就组织了近10场在线面试。近期,人事部门又投入到了高校的云端招聘会筹备工作中去。

  第一时间草拟《相信法治、用好律师、从容理性——星瀚律所的公开信》向客户们传达了星瀚“坚守岗位、互助同行、共克时艰”的信心。与此同时,星瀚律师或撰写文章、或开办直播讲座,用专业知识进行普法。

  律所第一时间创建“七方抗疫行政小组”微信群,传达疫情防控工作要求与安排;填写春节期间律所人员去向表,掌握律所人员动态,积极与所在辖区街道及物业保持沟通联系,落实相关企业复工工作要求。

  事务所行政团队在做好自身防护的情况下坚持每天到所值班,确保不会错过每一份重要文件,为律师开展远程办公做好无缝衔接;与辖区街道和所在物业对接,就“复工登记”、“访客拜访”、“材料收发”等事项建立疫情防控制度;对来访人员,首先在前台进行登记测温,并进行手部消毒,同时通过电子显示屏方式提示访客佩戴口罩,最大限度阻断病毒的传播渠道。复工至今,接待30余位访客均按照上述流程后入所。

  针对复工期间可能发现确诊或疑似病例的紧急情况建立预案机制并分发告知;在律所入口、办公区门禁、会议室等人员经常出入的位置放置消毒液,供进出人员消毒使用;律所为每人配备了15个口罩以及在前台处备有访客应急使用口罩,保障防疫工作到位。

  结合疫情,开展一系列线上“云课堂”,包括“共抗疫情七方法律服务咨询群”“三八妇女节女性维权”“315消费者权益保护”等。各类活动主题的宣传海报,直播系统调试等工作均由行政团队完成,获得课程参与者一致好评。

  2月10日春雷所全面开工,开工前夕管理团队精心制定《关于疫情防控关键期调整工作模式的通知》,开启“居家远程办公为主+集中办公为辅”的工作模式,针对疫情对律师行业可能带来的冲击和挑战做好全力准备。

  针对企业战疫、复工两大难题,春雷管理团队第一时间在官微、官网上精心策划“助企战疫,春雷行动”主题,充分发挥专业特长,为企业纾困解读政策法规、提供实务指引,深得各界好评。行政主管作为党支部委员还积极协助大宁街道区域化党建联盟,为辖区单位录制助企战疫法律护航的视频。

  众志成城,没有迈不过的坎;同心相连,没有翻不过的山。病毒虽无情,但人性的温暖从未缺席。在这个特殊时期,事务所各行政职能部门人员纷纷站在了抗击防疫的第一线,努力为事务所营造安全放心的工作环境,为保障事务所正常运营而默默付出,在这场战“疫”中,我们同样看到了,事务所内各职能部门人员独有的风采!

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